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Como conquistar os melhores resultados com tarifador telefônico.

Esse sistema de gestão pode fazer com que a sua empresa tenha uma economia considerável no final do mês

O que você está fazendo na sua empresa para reduzir os valores pagos na conta telefônica? Se você tem “nenhuma resposta” para dar no que diz respeito a esse assunto, não desanime: existe um grande número de empresas que ainda não acordaram para essa realidade. Porém, a boa notícia é que existem diversas maneiras de se reduzir os custos da conta telefônica.

Você pode, por exemplo, contratar uma empresa especializada para que ela possa fazer uma análise completa de quais metodologias são passíveis de serem implantadas de forma que haja uma redução nas despesas.

Boa parte desta analise, passa pela adoção de um tarifador telefônico. Você sabe exatamente para o que ele serve? Vamos falar um pouco sobre o assunto.

Como um tarifador telefônico pode trazer bons resultados

Pense da seguinte forma: imagine que não sua empresa não há nenhum tipo de regra para o uso do telefone. Cada funcionário pode fazer as ligações que bem entender sem precisar dar nenhum tipo de satisfação para os seus superiores. Como em qualquer situação, haverá pessoas que vão usar do bom senso e vão fazer apenas as ligações necessárias.

Em contrapartida, há outras que podem interpretar mal essa liberdade e podem acabar passando dos limites. É justamente para conter o ímpeto dessas últimas, que nem sempre fazem isso de propósito ou com má-fé, é que existe o chamado tarifador telefônico.

Trata-se de um sistema informatizado que registra todas as ligações realizadas dentro de uma empresa, informando de qual setor ou de qual funcionário elas partiram.

Os resultados ficam disponíveis na plataforma em tempo real. Ou seja, quando o gestor quiser, ele pode acessar o sistema e conferir como está o andamento das coisas. E é justamente aí o ponto de virada da sua empresa na gestão de telefonia. É nesse momento que você passa a ter uma gestão profissional ao invés de um sistema “caseiro”, que não permite nenhum tipo de análise ou planejamento.

Estabeleça uma política de uso

A partir do momento que você tem regras claras para a utilização dos serviços de telefonia, seus colaboradores se sentem propensos a se enquadrar no novo sistema.

Quem já respeitava vai continuar respeitando, quem ainda tinha alguma dúvida se essa preocupação era mesmo importava passa a adotar uma postura mais consciente, seguindo as novas regras.

Para o gestor, entretanto, as vantagens são muitas. Primeiramente, ele poderá planejar quais gastos serão realizados. Por exemplo: existe um grande número de empresas que disponibiliza telefones celulares para os seus funcionários, com planos de dados e de voz, e não mantém nenhum controle sobre eles.

Esse cenário gera funcionários que precisam de uma franquia maior tendo que limitar a sua utilização e colaboradores que não precisariam de um aparelho tendo um celular apenas como um símbolo de status dentro da companhia.

Essas distorções podem ser facilmente corrigidas a partir do momento que você sabe exatamente como a sua franquia está sendo utilizada.

É hora de questionar as operadoras

Depois que todos os sistemas tiverem sido implantados e tudo estiver funcionando a pleno vapor, é hora de voltar os seus olhos para a sua relação com as operadoras de telefonia. Há duas abordagens possíveis de serem feitas e ambas são igualmente importantes.A primeira delas diz respeito às cobranças indevidas. Você sabia que mais da metade das contas de telefone cobram valores indevidos por conta única e exclusivamente de tarifação errada?

Esse é um mecanismo bastante falho em muitas companhias, de forma que uma auditoria pode revelar que em alguns casos você está pagando valores até 30% acima do que é realmente devido. Sem um tarifador telefônico não há como questionar isso.

Além disso, esse é também o momento ideal para você reavaliar o plano telefônico pelo qual você paga. Será que a franquia em questão atende as suas necessidades ou você está pagando um valor a mais por algo que não utiliza?

É bem comum encontrarmos empresas que não fazem a devida conferência de suas contas telefônicas, e o resultado disso são seguros e taxas extras adicionadas à conta que nem sempre fazem sentido.

O importante é ter controle

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Estabelecer novas políticas de uso, ter as ferramentas adequadas para o controle e repensar a forma como você gasta a sua franquia de telefonia é apenas o primeiro passo para que você possa ter uma gestão mais eficiente do capital da sua empresa. Note que todas essas medidas não requerem um investimento alto e podem ter como resultado uma economia considerável.

Em alguns casos, empresas que adotaram os tarifadores telefônicos juntamente com um conjunto de outras medidas conseguiram reduzir pela metade o valor da conta telefônica. E, o melhor de tudo: tudo isso é feito sem que haja nenhum impacto negativo na produtividade dos seus colaboradores. O dinheiro economizado pode servir para investimentos em outras áreas da empresa e até mesmo para a contratação de mais pessoas.

Note que tudo começa com uma ação que pode ser considerada muito simples. Contudo, os bons gestores sabem que é justamente nos pequenos detalhes que residem as grandes mudanças.

Toda e qualquer ação de gestão não impacta a empresa da noite para o dia, mas com o passar do tempo os colaboradores que ficam percebem os resultados alcançados e apoiam as iniciativas. 

Tudo o que você precisa fazer é dar o primeiro passo.

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